На встречке требуют документы по сделке. Когда это делать нужно, а когда нет

Встречная проверка - один из способов налогового контроля. Он состоит в том, что проверяют вас, как контрагента в рамках плановой проверки вашего делового партнера. Или всей цепочки контрагентов.

Если по определенной сделке у фискалов недостаточно информации, то на встречке они могут ее запросить. Это право дает им Налоговый кодекс. Но часто компании не соглашаются передавать инспекторам такие сведения и начинаются споры. 

Первые уверены в том, что ФНС превышает свои полномочия и требует документы, которые не относятся к сделке. А проверяющие не принимают отказов и начинают выписывать штрафы за непредставление документов. В результате стороны оказываются в суде. Поэтому эксперты компании Самитов Консалтинг рассказывают, когда арбитры встают на сторону фискалов, а когда нет. И что написать в ответ.

Недочеты в требованиях, которые не считаются критичными

Как говорит Налоговый кодекс, в своем требовании инспекторы обязаны указать, для чего запрашивают документы. Также в нем должна быть информация, по которой вы узнаете, что за сделка их интересует. Но как показывает практика, фискалы особо не утруждаются, составляя такие требования.

Когда требование нужно исполнять

Если в требовании написано, для какой именно сделки нужны документы или информация и какие именно документы, то этого хватит. Некоторые компании отказываются исполнять запрос из-за того, что в требовании не указано, для какой проверки нужны документы. Но для судов это мелочи. Такие косяки не мешают запросить у вас недостающие данные. То есть, арбитры вам здесь не помогут.

А вот вам случай из судебной практики. Компания обратилась в суд для признания требования налоговиков незаконным. По нему у истца запрашивались документы о контрагенте. Но в документе не было ссылки на проверку, для которой нужна информация.

Верховный суд встал на сторону инспекции, объяснив истцу, что он мог догадаться о каком контрагенте идет речь и какие документы нужны фискалам. Судьи указали на то, что формальные недочеты не делают требование недействительным.

Когда требование можно проигнорировать

Требование о предоставлении документов вам может выслать лишь инспекция, в которой вы числитесь на учете. Если ваш контрагент зарегистрирован в другой ФНС и в отношении него проводится проверка, его инспекция не может запрашивать у вас напрямую документы. Если вам поступил такой запрос, можете его игнорировать. 

В такой ситуации ФНС контрагента должна направить письмо с требованием в вашу инспекцию. О она, приложив к своему запросу первоначальное требование, должна спросить с вас документы.

Бывает, что свои налоговики запрашивают дополнительные документы, помимо тех, что указаны в изначальном требовании. Это тоже нарушение. 

Но в любом случае просто молчать мы не советуем. Налоговикам нужно послать мотивированный отказ.    

Также вы можете не идти на поводу у фискалов, если в требовании не указана конкретная сделка. А вот вам случай из судебной практики. Фискалы запросили у компании документы по сделкам аренды недвижимости. Но забыли написать, по каким именно сделкам и контрагентам. Такое требование незаконно. И это признал суд.

В запросе от налоговиков все должно быть написано конкретно. Двойное толкование не допускается. Анализ судебной практики показывает, что арбитры выделяют такие критерии, по которым можно узнать сделку, интересующую фискалов:

• если речь идет о договоре, то должны быть указаны его номер, дата и предмет;

• по счетам-фактурам и товарным накладным – номер, даты, суммы, вид продаваемой либо закупаемой продукции.

Если таких данных нет, суд будет на вашей стороне.

Отвечаем на незаконное требование

Вы можете ответить одним из способов:

1. Написать, что не станете передавать документы, так как в требовании нет информации, по которой можно понять, какая сделка интересует составителей запроса.

2. Предложить уточнить требование.

Можно ли спрашивать фискалов, для чего они хотят получить документы

Как показывает судебная практика, бесполезно терять время на то, чтобы получить от фискалов объяснений по поводу того, зачем им нужны документы. Арбитры уверены, что инспекторы не обязаны отчитываться перед налогоплательщиками, для чего делаются такие запросы. В одном из постановлений так и сказано: инспекторы не должны пояснять, почему они решили, что документы относятся к данному налогоплательщику или связаны с предпроверочными мероприятиями.  

Фискалы могут запрашивать у вас информацию, если на это у них есть обоснованная причина. Таковой может быть проверка или предпроверочные мероприятия. 

Если запрос с ними не связан, то можно говорить о его незаконности.  При этом у вас нет прав требовать, чтобы налоговики объясняли свои запросы. Вы не можете рассуждать об их целесообразности. 

Кроме того, если вас известят о причине, по которой фискалам нужны те или иные документы, это может привести к разглашению налоговой тайны. Такой позиции придерживаются суды.

Но есть споры, которые касаются обоснованности запросов, и выигрывают в них компании. Давайте посмотрим, когда такое бывает.

Фискалы запросили у юрлица документы, которые касаются не определенных сделок между ним и коммерсантом, а их общей деятельности за 2020 год. Но компания не пошла на поводу у ФНС и подала иск в суд.

Фискалы начали рассказывать, что документы нужны для предпроверочного анализа деятельности компании. Хотели найти налоговые нарушения.

Судьи в этом споре не поддержали инспекторов и пояснили, что без веских причин они не могут требовать у компании и ее контрагентов документы для предпроверочного анализа деятельности.

Арбитры отметили, что внимание фискалов привлекла определенная сделка между компанией и коммерсантом. Поэтому они могли запросить информацию о ней. Но список запрашиваемых документов в требовании говорил о том, что проверяющих интересовала не эта сделка. Они решили собрать информацию для анализа деловых отношений сторон за год. А такие требования незаконны.

Как быть, если фискалов интересует вся деятельность компании

Если налоговики проверяют определенную сделку и запрашивают по ней документы, предоставьте их. Но если они требуют информацию по всему бизнесу, без привязки к сделке, можете направить им отказ. Конституционный суд поддержал такую позицию. 

Суды указывают фискалам на то, что они не могут спрашивать, кто покупает у вас материалы для производства, как организован складской учет, какие товары, и на какую сумму вы продали в налоговом периоде, остатки товаров и готовой продукции. Это же касается и первички.

Если налоговая проверка в вашей компании не проводится, то и запрашивать информацию о вашем бизнесе фискалы не могут. Даже, если в требовании указана определенная сделка или контрагент. Такие действия не отвечают требованиям Налогового кодекса. И суды указывают на это проверяющим.

В другом споре судьи решили, что фактически проверяющие пытались провести налоговый контроль. Вместо данных о сделке они хотели собрать документы по всем отношениям компании с контрагентом. В результате судьи разрешили не выполнять требование инспекции.

Отвечаем на незаконное требование

Есть письмо ФНС №СД-4-2/18103 от 23.12.2021, в котором инспекциям поручено усилить контроль над отправлением требований о предоставлении сведений. В своем ответе вы можете сослаться на него и попросить налоговиков обосновать свои требования. 

Но приготовьтесь к тому, что такой ответ не понравится фискалам и они обратятся в суд. Каждое такое дело рассматривается арбитрами очень внимательно. Они разбираются, связаны ли запрашиваемые документы с бизнесом компании. 

При этом учтите, что налоговики могут требовать у контрагента информацию, которая прямо или косвенно связана с интересующей компанией. Если контрагент не передаст данные, придется доказывать, что фискалы превышают полномочия. 

Фискалы запрашивают слишком много разных документов

Прежде всего, требования от фискалов должны быть обоснованными, разумными и целесообразными. Если они запрашивают слишком много документов, вы можете отказаться их предоставлять. И в суде вы сможете отстоять свою правоту.

Для наглядности рассмотрим пример. Местные фискалы запросили у компании свой список документов вдобавок к тем, что были указаны в изначальном требовании ФНС, в котором состоял на учете контрагент. Это нарушение. Налогоплательщик обязан передать в ФНС лишь те документы, которые указаны в изначальном требовании. Все остальные компания отказалась предоставлять.

Судьи согласились с тем, что фискалы злоупотребили своим правом. Пакет документов, который они запросили, нужен для проведения финансово-хозяйственного анализа компании, в отношении которой не проводится никаких проверок. Кроме того, местная инспекция не имеет права запрашивать какие-либо документы кроме тех, которые указаны в требовании. 

Как ответить на незаконный запрос

Напишите, что вы отказываете в предоставлении документов, так как инспекторы злоупотребили своим правом. И обоснуйте, почему вы в этом уверены. 

Могут ли фискалы запрашивать регистры налогового и бухучета

Зачастую коммерсанты и компании не ведут некоторые регистры. Это объясняется сферой деятельности или упрощенным учетом. А если их вдруг запрашивает инспекция, у бухгалтеров начинается паника. Поэтому мы рассказываем, когда вы должны предоставить налоговые и бухрегисты, а когда нет. И что ответить фискалам, если эти документы не оформляются.

Когда требование нужно исполнять

Чтобы запросить у вас налоговые регистры, фискалам не нужно начинать в отношении вашей компании выездную проверку или камералку. Им достаточно указать в требовании, по какой именно сделке им нужны документы. Этого достаточно, чтобы суды встали на сторону ФНС.

В каких запросах можно отказать

Важнейшее требование по составлению запросов в данном случае - они должны касаться определенной сделки или проверки. Если это условие не соблюдено, то регистры можно не предоставлять. То есть, если от вас требуют документы по всей финансово-хозяйственной деятельности компании. К таким регистрам могут относиться:

• оборотно-сальдовые ведомости по всем счетам в разрезе субсчетов;

• оборотно-сальдовые ведомости и карточки счетов с расшифровкой по всем контрагентам;

• регистры налогового учета за определенный период.

В одном споре фискалы потребовали у компании оборотно-сальдовые ведомости. На суде инспекторы сказали, что в учетной политике ООО есть пункт, говорящий о том, что такие документы ведутся для расчета налоговой базы. Но суду этого было недостаточно и он поддержал компанию. Но от греха подальше мы, все-таки, советуем убрать из учетной политики все лишнее.

Отвечаем на незаконное требование

Если вы увидели, что запрос фискалов необоснован, то можно написать следующее: регистры — это внутренние учетные документы. В них есть информация о вашей деятельности и налоговых обязательствах. А проверяемых контрагентов они не касаются. Также в регистрах есть информация о партнерах, которые не проверяются сейчас налоговой.

Что делать, если нужные регистры не ведутся

Малый бизнес и ИП зачастую ведут упрощенный учет. А ситуации, когда фискалы запрашивают у них отсутствующие из-за этого регистры, встречаются довольно часто.

Здесь на сторону бизнеса встает Минфин. В одном из своих писем ведомство указало, что бизнес нельзя привлечь к ответственности за непредоставление регистров, если они не ведутся по правилам бухучета или согласно с учетной политикой.

В судах пока не рассматривались дела по исполнению подобных требований. Но вот пример решения о запросе бухрегистров на камералках. Фискалы выписали штраф на компанию за непредставление регистров. А доказать, что она их обязана вести, не смогли.

Так вот, судьи отменили этот штраф. Фискалам было сказано следующее: они не сумели в суде доказать, что налогоплательщик обязан вести эти регистры. Поэтому оснований для штрафа нет.  

Получив такое требование, объясняйте свой отказ также. Если от вас требуют регистр, который вы не ведете, напишите им об этом. Ответ нужно отправить до завершения срока, выделенного на выполнение запроса. 

Напишите в письме, что регистра нет, и объясните, почему его нет. Например, он не предусмотрен учетной политикой. А в качестве доказательства приложите к своему письму приказ руководителя, учетную политику, приложение к ней.

А вот пример, как можно оформить ответ для фискалов.

ООО «Ромашка» в части исполнения пункта 2.01 «Оборотная ведомость за период с 01.07.2022 по 30.09.2022» требования от 01.11.2022 сообщает следующее:

Согласно установленному порядку ведения бухгалтерского учета и с учетом принятой учетной политики, запрашиваемый регистр бухгалтерского учета в ООО «Ромашка» не применяется.

Данный факт подтверждается приложением №3 к учетной политике для целей бухгалтерского учета на 2022 год «Формы регистров бухгалтерского учета, применяемые в организации» и приказом об утверждении учетной политики от 31.12.2021 №1.  

Таким образом, ООО «Ромашка» не имеет возможности представить документы по пункту 2.01 требования от 01.11.2022 №04-05/8843 по причине их отсутствия.

Приложение: копии приложения №3 к учетной политике и приказа об утверждении учетной политики.

А что с расшифровкой строк бухотчетности

Расшифровка строк бухотчетности не используется для расчета налогов, не относится к первичке или регистрам. Поэтому не передавайте ее фискалам. Если что, суды вас поддержат.

Отвечаем на незаконное требование

Как и в других случаях, такое требование нельзя оставлять без ответа. Ведь вполне вероятно, что получив обоснованный отказ, фискалы успокоятся и не пойдут в суд. А это сэкономит вам время и нервы.

В ответе вы можете спросить, зачем фискалам нужны расшифровки. И напишите, что по ним нельзя рассчитать налоги. Укажите ссылки на судебную практику.

Основная задача инспекторов – это пополнение бюджета. И желая заработать себе лишнюю галочку, они могут превысить полномочия. Поэтому к их письмам нужно относиться внимательно. Если вы не выполните законные требования, то для вас это закончится штрафом и судами. Поэтому если у вас есть сомнения, лучше обратиться за советом к экспертам.

В компании Самитов Консалтинг трудятся опытные бухгалтеры и юристы, которые помогли решить споры с фискалами уже не одной сотне компаний и ИП. Поэтому если вы нуждаетесь в совете или консультации, можете смело обращаться к нам. Для записи на консультацию просто напишите нам в онлайн-чат. Наши менеджеры ответят вам сразу.