Какая электронная транспортная накладная подтвердит расходы

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) дает возможность использовать электронный документ равнозначно оформленному на бумажном носителе. Это же относится и к транспортной накладной. При наличии ЭЦП она может применяться в качестве первичного документа, что подтверждается письмом ФНС от 03.04.2023 № ЕА-4-26/3976.

Компания Самитов Консалтинг расскажет, как правильно использовать накладную в компьютерном формате и как ее оформить.

Как использовать электронную накладную

Накладная, оформленная на компьютере, состоит из 8 обменных файлов. Обязательными считаются 4.

Помимо обязательных 4, 2 дополнительных используются, если стороны пришли к соглашению о применении бумаги в качестве первички. Еще 2 используются только в следующих ситуациях:

• смена адреса доставки;

• замена водителя;

• замена транспортного средства.

Эти правила установлены в постановлении Правительства от 21.05.2022 № 931. 

Главное требование для использования компьютерного файла в качестве документа – наличие ЭЦП. Сертификат должен быть действительным. Особое внимание нужно уделить оформленной ранее первичке. Ключ должен быть действителен на момент ее оформления. 

Чтобы подтвердить, что сертификат был действителен на момент проверки, используется временная метка. Налоговики часто обращают на это внимание. 

Как работает электронная накладная

Схема работы с применением ЭЦП состоит из нескольких этапов:

• Создание документа в системе грузоотправителя и ее подписание при помощи действующего сертификата.

• Принятие груза водителем. Подтверждение производится с помощью мобильного устройства. Приемка подтверждается посредством простой ЭЦП.

• Принятие груза грузополучателем. Процесс аналогичен приему водителем.

• Подтверждение передачи груза от водителя получателем. Используется приложение на мобильном устройстве.

• Заверение первички компанией.

Каждая сторона в итоге имеет файл, подтверждающий реализацию процедуры.

Использование транспортных бумаг, оформленных в электронном формате – это удобный инструмент, упрощающий работу. Самитов Консалтинг рекомендует применять такие методы, чтобы сэкономить время и деньги. Но также необходимо проверять ЭЦП и другие механизмы, чтобы избежать противоречий и трудностей.